Vous possédez et utilisez certainement, sans y prêter attention, un certain nombre de bases de données, ou de bases de documents (ensemble de documents bureautiques).

Une des plus courantes des bases de données professionnelles est le carnet d’adresses, qui contient généralement :

• nom, prénom,
• adresse,
• numéros de téléphone,
• adresse de courrier électronique,
• et parfois une zone mémo, dans laquelle on glissera généralement quelques données « non-structurées » c’est à dire ne correspondant à aucun des champs prédéfinis du carnet d’adresses.

Vos documents bureautiques sont pour leur part probablement stockés (pour les utilisateurs de Windows) dans le répertoire « Mes Documents », plus précisément dans des sous-répertoires par genre (j’utilise par exemple, « Expertise Comptable », « Gestion Interne », « Juridique », « Social »...) puis dans des sous-sous-répertoires par client. Cette structuration du classement, ajoutée à l’utilisation de noms de fichiers explicites, permet généralement de retrouver rapidement, à l’aide d’une simple exploration de l’arborescence, le document ou l’information souhaités.

Généralement, les difficultés apparaissent lorsqu’on veut conserver puis retrouver des données généralistes, ne concernant aucun dossier en particulier, susceptibles d’être utiles mais sans échéance définie. Se posent alors les questions suivantes :

• où dois-je stocker tel fichier PDF, tel extrait de site internet, tel document ? puis...
• où ai-je bien pu classer cette information, que j’ai forcément conservée quelque part ?

C’est dans la gestion de ce type de données généralistes, informelles, non structurées (mais pas seulement) qu’un bloc-notes électronique comme EVERNOTE peut rendre d’immenses services.

Alors, qu’est-ce qu’EverNote ?

Il s’agit d’un service multi-plateforme :

• utilisable en ligne sur le site de l’éditeur,
• et/ou, de préférence, à travers des logiciels « clients » installés sur :
  • des ordinateurs Windows, MacOs,
  • ou sur des smartphones (Android, iPhone, BlackBerry, Palm Pre, Sony Ericsson-X, Windows Mobile...),
• de gestion de notes,
  • textuelles,
  • manuscrites,
  • constituées d’extraits de pages de sites internet, capturés quasi automatiquement,
  • d’images,
  • ou de documents (fichiers PDF par exemple),
• ces notes étant automatiquement indexées, mot par mot (y compris le texte contenu dans certains fichiers PDF ou reconnu sur des photos), et pouvant faire, optionnellement, l’objet d’un classement et d’un étiquetage manuels.

Les notes entrées sur le logiciel client utilisé sur un ordinateur personnel seront à la fois stockées sur ledit ordinateur mais également synchronisées avec les serveurs d’EVERNOTE, et donc accessibles (une fois l’identifiant et le mot de passe fournis) de n’importe quel ordinateur connecté à internet, ou de votre smartphone, qui lui même pourra servir de point d’entrée à vos notes, photos, mémos sonores...

Le contenu des notes gérées par EVERNOTE étant automatiquement indexé, il sera très simple de retrouver l’information souhaitée, en faisant une recherche sur un ou plusieurs mots, ou par l’étiquetage (les « tags ») et le classement qu’on leur aura appliqué.

Une version gratuite de l’application, qui a séduit plus d’un million et demi d’utilisateurs en seulement une année [1], est disponible, permettant de transférer mensuellement 60Mo de données, soit :

• 20.000 notes de texte,
• plusieurs centaines d’extraits de sites internet, ou de fichiers PDF,
• plusieurs centaines d’images capturées avec un smartphone,
• plusieurs dizaines de fichiers de musique...

Au delà de ces volumes, une version payante est disponible pour 5$ par mois ou 45$ par an, permettant 1Go de transferts mensuels, chiffrés, la possibilité d’attacher d’autres types de fichiers que ceux cités ci-dessus aux notes, ainsi que d’autres avantages.

Les possibilités du logiciel sont infinies et son fonctionnement limpide. Le plus simple étant de faire un test, un bon conseil, lancez vous !

Quelques exemples d’utilisation :

• informatique :
  • conservez les marque-pages des sites internet les plus intéressants (en 2 clics maximum),
  • mémorisez également tout ou partie des pages web correspondantes, afin de pouvoir vous y reporter même en cas de mise à jour ou de suppression (un seul clic sur le clipper EverNote ajouté dans la barre de programmes de votre FireFox),
  • mémorisez les parties de code informatique, de texte fréquemment repris dans vos courriels (copier coller),
  • regroupez dans une note les idées qui feront l’objet d’un ajout dans votre site internet,
  • conservez le détail de vos numéros de série, des clés d’installation de vos logiciels, de vos mots de passe (certaines portions de vos notes peuvent être codées afin de masquer les informations sensibles),
  • envoyez les « twitts » les plus intéressants vers EverNote (un simple twitt vers @myEN),
  • sauvegardez vos courriels les plus importants en les renvoyant simplement vers votre adresse EverNote personnalisée (chxxx.xxx@m.evernote.com),
• autres exemples d’utilisation professionnelle :
  • scannez, ou prenez une photo avec votre smartphone des cartes de visite qu’on vous remet afin de retrouver rapidement les coordonnées de vos contacts,
  • ajoutez systématiquement les documentations techniques PDF à votre bloc-notes, afin d’y avoir accès de n’importe où, très rapidement (par copier coller ou glisser déposer),
  • scannez les autres documents utiles au format PDF, le texte qu’ils contiennent sera automatiquement indexé,
  • enregistrez vos mémos vocaux sur votre smartphone et envoyez les en quelques clics vers votre EverNote,
  • mettez en place, enrichissez progressivement et conservez votre manuel de procédures ou vos autres documents d’organisation interne,
  • conservez le détail des diligences effectuées pour vos différents clients en un seul lieu,
  • accumulez vos notes de frais, vos justificatifs afin de les inventorier rapidement pour votre déclaration de revenus,
• à titre personnel, conservez :
  • vos prescriptions médicales,
  • vos photos (vous pouvez les ajouter à distance à votre compte depuis l’endroit où vous êtes invité),
  • les caractéristiques de vos objets de valeur, vos contrats d’assurance,
  • vos recettes de cuisine, ou la carte de vos restaurants préférez,
  • les informations sur vos lieux de vacances, l’organisation de votre voyage, vos billets d’avion et autres confirmations...