[1] LIÉES À L’EMBAUCHE

• Avant toute embauche, l’employeur doit s’assurer que son futur employé est, soit :
  • de nationalité française, et recueillir une copie de sa carte vitale et d’une pièce d’identité,
  • soit ressortissant d’un pays de l’Union Européenne [2] ou d’un état de l’Espace Économique Européen [3] ou de la Suisse, donc bénéficiant en France de la liberté d’accès à l’emploi, et recueillir la copie d’une pièce d’identité,
  • soit titulaire d’un titre de séjour et d’une autorisation de travail, et en recueillir la copie ainsi que celle d’une pièce d’identité.
• Un contrat de travail doit être établi suivant la législation en vigueur,
• Enfin, il est obligatoire d’adresser à l’URSSAF la déclaration unique d’embauche (DUE) [4], par fax ou par internet, puis de conserver l’accusé réception fourni par l’organisme.

Ces deux dernières formalités peuvent être effectuées par le cabinet, sous réserve de fournir, avant l’embauche, les éléments nécessaires, notamment :

• nom [5]et prénom,
• nationalité, titre de séjour et autorisation de travail le cas échéant,
• date et lieu de naissance,
• n° INSEE [6]
• sexe,
• adresse,
• emploi, qualification, échelon, coefficient,
• coordonnées bancaires (IBAN) si le cabinet fournit le fichier des virements,
• type de contrat (CDI ou CDD - en précisant le motif de recours et la date de fin pour ce dernier, ainsi que la présence d’une spécificité [7] le cas échéant),
• salaire,
• durée du travail [8], horaires,
• date et heure d’embauche,
• service de médecine du travail,
• adhésion au régime de mutuelle [9] ou pas.

REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL

L’employeur doit obligatoirement posséder, et tenir à jour, sur les lieux de l’activité un registre à jour d’entrées et sorties du personnel, y compris les stagiaires. En plus des éléments mentionnés plus haut au sujet de la DUE, devront être reportés :

• la date de sortie,
• la mention de la date d’autorisation d’embauche ou de licenciement lorsqu’elle est requise, ou la date de sa demande
• pour les salariés temporaires, la mention correspondante ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire,
• pour les salariés mis à disposition par un groupement d’employeurs, la mention correspondante ainsi que le nom et l’adresse du groupement,

Ce registre doit être tenu dans l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.

MÉDECINE DU TRAVAIL

L’employeur doit obligatoirement adhérer à un service de Médecine du Travail et veiller à l’organisation de visites médicales :

• lors de l’embauche,
• après un arrêt de travail pour maladie supérieur à 21 jours (visite médicale de reprise),
• tous les 24 mois, chaque année pour certains postes.

Les fiches d’aptitude doivent être conservées 5 ans.

AFFICHAGE OBLIGATOIRE (liste non exhaustive)

De nombreux éléments doivent faire l’objet d’un affichage :

• la mention de la convention collective applicable et de sa mise à disposition du personnel,
• les dispositions relatives à la discrimination, à l’égalité de rémunération hommes/femmes, au harcèlement moral, au harcèlement sexuel,
• les horaires de travail, le repos hebdomadaire,
• les coordonnées de l’inspection du travail compétente et le nom de l’inspecteur
• les coordonnées de la médecine du travail,
• les coordonnées des secours d’urgence, les consignes en cas d’incendie,
• l’interdiction de fumer [10] sur les lieux de travail,
• l’ordre des départs en congés annuels,
• les coordonnées de la caisse de congés payés (le cas échéant),
• les informations en matière d’élection des représentants du personnel (entreprises de 10 salariés et plus)
• le règlement intérieur pour les entreprises de 20 salariés et plus,
• les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques (ou son affichage joint au règlement intérieur pour les entreprises de 20 salariés et plus)

Considérant la complexité et le nombre des informations à afficher, il est conseillé de recourir aux produits disponibles dans le commerce, qui peuvent être aisément personnalisables en utilisant des marqueurs spéciaux.