(date de publication initiale 7 décembre 2016 - dernière mise à jour 28 février 2017 - ajout en fin d’article de la partie « les perles de la DSN »)

La déclaration sociale nominative

Elle a vocation à se substituer progressivement à la totalité des déclarations sociales périodiques effectuées par les employeurs.

Le dispositif DSN repose sur le principe d’une transmission unique, mensuelle et dématérialisée de données sociales issues de la paie, et de signalements ponctuels d’événements.

Deux types de déclarations sont donc réalisées :

• la DSN « mensuelle », pour chaque établissement, et chaque salarié, qui permet notamment la déclaration et le paiement des charges sociales,
• la DSN « événements » (arrêts, rupture du contrat de travail...) survenus au cours du mois.

La DSN devient obligatoire, dans la pratique [1] au 1er janvier 2017. Ainsi, les éléments du mois de janvier 2017 devront faire l’objet au minimum d’une DSN mensuelle le 15 février 2017.

Délais de transmission

Les délais réglementaires pour effectuer les déclarations varient selon le type de DSN :

• la DSN mensuelle doit être effectuée tous les mois, au 15 [2] du mois suivant la période à laquelle elle se rapporte,
• la DSN événements doit être effectuée dans les 5 jours ouvrés de l’événement.

Sanctions

Le non-respect de l’obligation de déclaration au format DSN, l’inexactitude du montant des déclarations, et/ou l’omission de salariés ainsi que le non respect des délais font l’objet de sanctions et génèrent des pénalités.

Par conséquent, l’entreprise devra désormais informer le cabinet, le plus vite possible (dans la pratique, il serait souhaitable d’adopter le délai de 48 heures en vigueur en matière d’accident du travail) de tous les événements pouvant avoir une influence sur la DSN (y compris en matière d’état-civil, d’adresse, etc.).

Information des salariés

L’employeur a l’obligation d’informer ses salariés de la mise en place de la DSN. La fiche d’information disponible en fin d’article pourra être utilisée à cet effet.

Aspects positifs

La DSN ayant vocation à remplacer de nombreuses déclarations :

• télédéclarations sociales mensuelles ou trimestrielles DUCS-EDI d’URSSAF et de retraite et prévoyance,
• déclarations en ligne pour les congés BTP,
• plus rarement, déclarations papier, notamment en matière de prévoyance,
• télédéclarations annuelles (DADS) comprenant les informations individuelles en matière d’état-civil, de temps de travail, bases sociales, temps de travail, rémunération imposable...,
• déclarations ponctuelles (attestations de salaire maladie / maternité / accidents du travail, attestations POLE EMPLOI...),

on peut considérer qu’à terme elle s’inscrit dans une certaine logique de simplification et d’efficacité.

Points négatifs

Considérant la longue suite de reports, d’évolutions, de phases déclaratives successives [3], on peut regretter :

• que ce dispositif nécessite à la fois des logiciels mis à jour, une formation spécifique, et des paramétrages parfois longs et complexes, donc un coût direct ou indirect pour les TPE/PME, alors que les organismes sociaux se verront par contre servir les informations nécessaires à leur mission « sur un plateau »,
• qu’il se traduise par une rigidité toujours plus grande (difficulté ou impossibilité de revenir sur des éléments/événements de paie ayant fait l’objet d’une DSN [4]), et des délais très courts pour les DSN événements (J+5),
• que pendant la phase de montée en puissance de la DSN, certaines déclarations deviennent redondantes (ainsi, la DADS devrait continuer à être exigée au titre de l’année 2017 au moins, alors que toutes les informations qu’elle contient sont incluses dans les DSN mensuelles !),
• que les TPE/PME passent automatiquement [5] sur une périodicité de paiement des charges sociales mensuelle et non plus trimestrielle.

Une anecdote pour terminer : la DSN n’est prévue que vers... 2020 pour les organismes sociaux eux-mêmes (URSSAF...) et l’Etat.

Les perles de la DSN :

• chaque contrat de prévoyance, mutuelle, retraite supplémentaire doit faire l’objet d’un ou plusieurs paramétrages, spécifiques à la caisse, au dossier, puis au(x) salarié(s) concerné(s),
• chaque caisse émet donc ses propres fiches de paramétrage, comportant plus ou moins d’éléments (dates de début et de fin de validité, code organisme, code délégataire, référence de contrat, code population, code option, type de base ou de forfait, montant ou taux),
• certaines caisses n’utilisent pas ou peu certains éléments (code délégataire par exemple) ; dans certains cas un mauvais code ou un élément mal saisi n’aura aucune conséquence, dans d’autres cas il entraînera un rejet de la DSN,
• une caisse a une définition originale de la "prévoyance" et demande que soient paramétrés en DSN les cotisations de formation continue, APNAC, CCCA ou encore taxe sur les CDD, qui n’ont rien à voir avec la prévoyance... ce qui augmente la difficulté et les risques d’erreur,
• en cas de modification sur un contrat, il faudra commencer par désaffecter le contrat précédent au(x) salarié(s) concerné(s), puis faire la modification au niveau du dossier, puis le ré-affecter,
• au démarrage de la phase actuelle de la DSN, certaines fiches de paramétrage ont été envoyées spontanément aux entreprises par les caisses (rarement), dans d’autres cas il a fallu émettre une première DSN (ou une DSN en mode test) pour « déclencher » le mécanisme de mise à disposition des fiches,
• alors que la norme DSN permet d’envoyer des fichiers en « mode test » (qui comme son nom l’indique sert à valider les paramétrages effectués et à obtenir un premier retour de chaque organisme destinataire, sous forme d’accusés de réception et de comptes rendus), certaines caisses comme la PROBTP ont annoncé qu’elles ne répondraient pas à ces DSN test... pour en définitive envoyer des messages, 15 jours environ après l’envoi des dsn test (pour rappel, l’URSSAF accuse réception d’un fichier DSN, mode test ou réel, sous quelques dizaines de minutes) ... pour dire qu’elles ne répondraient pas !!! Le message contenu dans l’accusé de réception était précisément « votre déclaration est rejetée. Pas de retour sur les déclarations de test ». Un peu comme si je prenais un appel téléphonique pour dire que je ne réponds pas...
• les fiches de paramétrage sont généralement déposées « en vrac » sur un espace dédié à l’entreprise ou au cabinet sur net-entreprises, parfois transmises directement à l’émetteur de la déclaration (ses coordonnées figurent dans le fichier DSN), parfois à l’entreprise. Du point de vue d’un cabinet utilisant le portail « JeDéclare.com » pour ses télédéclarations, les canaux sont ainsi les suivants : 1) net-entreprises 2) JeDéclare 3) courriels directs 4) courriels vers l’entreprise 5) courrier postal parfois,
• les fiches peuvent être, pour un même organisme, au format Excel, en PDF ou parfois en "xml",
• lors de leur mise à disposition sur net-entreprises, le cabinet ou l’entreprise n’est généralement pas informé ; il convient donc de se connecter régulièrement, d’aller récupérer les "nouvelles" fiches (d’après leur date), puis de les comparer le cas échéant avec les versions précédentes afin de détecter les éventuels changements de paramétrages (sic). On imagine la charge de travail lorsque les fiches sont reçues par plusieurs canaux différents (voir ci dessus), ou quand ponctuellement un courriel comportant l’objet « [DSN] Notification de la publication de 54 nouvelle(s) fiche(s) de paramétrage OC » est reçu (cerise sur le gâteau, le message comprend une liste de SIREN et de codes organisme, aucun nom en clair, c’est tellement plus simple pour s’y retrouver !),
• certaines fiches de paramétrage, comportant parfois des différences avec celles fournies courant décembre et applicables au 1er janvier, sont arrivées début février, après la réalisation des bulletins...

Bref, si l’idée est bonne à la base, c’est bien une usine à gaz qui a été engendrée. Certaines caisses demandent d’ailleurs de procéder à des doubles déclarations (DSN + déclaration au format précédent DUCS-EDI), pour une durée indéterminée, au risque de conduire à des doubles prélèvements de cotisations, ou indiquent d’ores et déjà qu’elles ne seront pas en mesure de traiter les informations détaillées fournies dans les fichiers (jusqu’à quand ?). D’autres renvoient des erreurs en mentionnant des codes différents de ceux présents dans les fichiers DSN, ce qui rend impossible toute correction, sachant qu’il est de plus en plus difficile d’obtenir un interlocuteur compétent au téléphone, et que si les caisses disposent de toutes les coordonnées pour joindre l’émetteur d’un fichier DSN, l’inverse n’est pas vraie (sic).